Электронный архив

Раздел «Электронный архив» предназначен для загрузки и упорядоченного хранения файлов различного типа.

i

Для объектов системы, атрибутивная модель которых включает атрибут «Папка объекта», создание папки осуществляется в автоматизированном режиме по нажатию кнопки «Создать папку электронного архива» в окне настройки параметров объекта.
По факту создания доступ к папке таже осуществляется из окна настройки параметров объекта по нажатию кнопки «Открыть папку электронного архива».

i

Доступы к папкам и файлам электронного архива настраиваются администратором Системы.

Чтобы создать папку в разделе «Электронный архив»:

Нажмите кнопку «Новая папка» в верхней части экрана. Справа отобразится окно создания новой папки.
Заполните поля и нажмите кнопку «Создать». Новая папка отобразилась в таблице, на экране появилось информационное сообщение «Элемент добавлен».

Чтобы просмотреть карточку папки электронного архива, выберите соответствующий пункт в контекстом меню или дважды кликните по строке папки левой кнопкой мыши. В правой части экрана отобразится окно параметров папки электронного архива.

Чтобы создать файл в разделе «Электронный архив»:

Выберите папку, кликнув по ней левой кнопкой мыши. Нажмите кнопку «Новый файл» в верхней части экрана. В правой части экрана отобразится окно создания нового файла (см. Рисунок 1).
Загрузите документ, перетащив файл из библиотеки компьютера в область для загрузки файла или кликните левой кнопкой мыши по области для загрузки файла и выберите документ. Поле «Название» заполняется автоматически в соответствии с названием загруженного файла.
При необходимости измените название файла и заполните поля «Теги» и «Тип».
Нажмите кнопку «Создать». Созданный файл отобразился в таблице, на экране отобразилось информационное сообщение «Элемент добавлен».

В контекстном меню файла доступны функции:

Открыть карточку файла;
Скопировать ссылку;
Скачать файлы;
Удалить файлы.

Рисунок 1. Окно создания нового файла

Чтобы просмотреть карточку файла выберите соответствующий пункт в контекстом меню или дважды кликните по строке файла левой кнопкой мыши. В правой части экрана отобразится окно параметров файла электронного архива (см. Рисунок 2).

i

Для документов, содержащих файлы в формате pdf и jpg, доступен предпросмотр.

Рисунок 2. Окно параметров файла электронного архива

В окне карточки файла пользователю доступны функции:

Скачать документ;
Скопировать ссылку;
Закрыть / Открыть предпросмотр документа;
Обновить документ;
Указать теги;
Указать тип объекта архива;
Просмотреть таблицу предыдущих версий (имя файла, дата создания, автор, номер версии);
Скачать предыдущую версию документа;
Удалить файл.

Чтобы скачать предыдущую версию документа:

Откройте карточку файла, дважды кликнув по строке файла в таблице или выберите соответствующий пункт контекстного меню.
В таблице «Предыдущие версии» кликните правой кнопкой мыши по строке версии документа, которую необходимо скачать.
В отобразившемся контекстном меню выберите пункт «Скачать файл».

Чтобы отредактировать файл/папку электронного архива внесите изменения в карточке файла/папки и нажмите кнопку «Сохранить».

Чтобы обновить документ в файле электронного архива:

Откройте карточку файла, дважды кликнув по строке файла в таблице или выберите соответствующий пункт контекстного меню.
В карточке файла загрузите новый документ, перетащив файл из библиотеки компьютера в область для загрузки файла или кликните левой кнопкой мыши по области для загрузки файла и выберите документ.
Нажмите кнопку «Сохранить». На экране отобразится окно запроса подтверждения.
Подтвердите намерение. Изменения сохранены.

Чтобы удалить файл(ы)/папку электронного архива, воспользуйтесь одним из следующих способов:

по нажатию кнопки «Удалить» в верхней части экрана над таблицей;
по нажатию кнопки «Удалить» из карточки папки/файла;
выбрав соответствующий пункт в контекстном меню папки/файла.

Электронный архив

Комментарии